Většina obchodních společností, které podnikají na trhu, má značnou hodnotu. Nemluvíme zde o autech, nemovitostech nebo zásobách. Bavíme se o hodnotě, která není na první pohled vidět, přesto na ní stojí úspěch nejedné firmy. Adresář firemních kontaktů, seznam dodavatelů, technická dokumentace i cenová politika, to je základní přehled nejdůležitějšího nehmotného majetku, který obchodní společnost má.
Nyní mám otázku na Vás, vážení majitelé firem. Svá auta jste pojistili a nenecháváte je odemčená, kanceláře a výrobu jste opatřili zabezpečovacím systémem a kamerami nebo dokonce osobní ostrahou. Ale jak chráníte svá data, elektronické dokumenty a know-how?
Proč je ochrana dat důležitá?
Zneužití informací, dat či dokumentace, které společnost vlastní, je hrozba, kterou by měl každý podnikatel minimalizovat. Ne vždy je možné dokumentaci “zamknout na klíč” a nastavit pin, někdy je nezbytné informace sdílet či data předat osobám, se kterými spolupracujete. A co se dá v takové chvíli právně dělat, abyste potenciální riziko zneužití co nejvíce zmírnili?
Uvědomte si hodnotu Vašich vlastních informací a dat.
Databáze, kontakty, znalosti, business plán, know-how, složení produktů či interní procesy ve společnosti, mohou mít v dnešním světe moderní technologie mnohdy větší hodnotu než hmotný majetek. V první řadě je tedy vždy nezbytné si uvědomit, že se jedná o komoditu, kterou je nezbytné chránit stejně, ne-li více, než vozidla nebo zásoby na skladě.
Pokud pronajímáte služební automobil třetí osobě, podepíšete smlouvu a ujistíte se, že daná osoba splňuje všechny předpoklady pro to, aby Vám půjčený vůz vrátila bez škrábnutí. U informací je to stejné. Před předáním jakýchkoli dat mimo Váš interní systém je nezbytné uzavřít dohodu o mlčenlivosti (NDA – Non – Disclosure Agreement).
Kdy uzavřít NDA?
Dohodu o mlčenlivosti a ochraně dat byste měli podepsat kdykoli, když svá data nebo informace předáváte komukoli mimo Vaši organizační strukturu. Chcete uzavřít smlouvu a budete obchodnímu partnerovi zasílat náhled do technické dokumentace Vašeho výrobku? Přemýšlíte nad rozšířením Vašeho CRM systému a potřebujete umožnit softwarové společnosti přístup k Vaší síti? Máte v plánu koupit společnost Vašeho konkurenta a potřebujete provést due diligence analýzu? To vše jsou případy, kdy lze uzavření dohody o mlčenlivosti jen doporučit.
Uzavření NDA by mělo být prvním krokem při zahájení vážnější obchodní diskuse s potenciálním obchodním partnerem. Může být podepsána i se subjekty, se kterými nakonec spolupráci vůbec nerealizujete (např. pouze k zajištění ochrany při zaslání poptávky či pro účast ve veřejné soutěži) a její životnost může být omezena – např. do okamžiku uzavření samotné realizační smlouvy, která bude ochranu vyměňovaných dat upravovat separátně.
Vždy je vhodné zvážit uzavření dohody o mlčenlivosti i s vlastními zaměstnanci. V kombinaci s konkurenční doložkou tak můžete riziko úniku citlivých informací minimalizovat ještě efektivněji.
Co by mělo NDA obsahovat?
Aby NDA splňovala účel, pro který byla vytvořena, je nezbytné, aby obsahovala následující skutečnosti:
- Přesné a specifické vymezení chráněných informací
Specifikace typu “veškeré informace, které se strana dozví při obchodní spolupráci” např. neobsahuje dostatečně určený okruh chráněných dat. Většina lidí si nepřeje chránit i pozdrav v e-mailu či vyměněné kontaktní údaje, které druhé straně poskytli při předání vizitky.
Takto obecnou definicí, která má “pro jistotu” krýt veškerá předaná data, si můžete v NDA spíše ublížit, a to zvláště v okamžiku, kdy byste se dostali do fáze vymáhání práv z uzavřené dohody o mlčenlivosti před soudem. Proto je nejlepší se vyhnout soudu i jeho potenciální otázce typu “a jaká data byla smlouvou chráněna?” ahned na začátku chráněné informace definovat nejen povahou dat, ale např. i účelem spolupráce smluvních stran.
Zároveň je vždy dobré si definovat, která data ochraně nepodléhají vůbec – ať už ze své vlastní povahy (veřejně známé informace) nebo z důvodu, že mezi subjekty už tajné nejsou (subjekt o informacích již věděl před předáním).
- Okruh osob, kterým mohou být data předána
Plánujete do projektu akvizice společnosti zahrnout i svého právníka nebo daňového poradce? Potřebujete sdílet informace o svých zákaznících i s Vašimi obchodními zástupci či distributory? Obrátil se na Vás soud nebo jiný orgán, že požaduje předložit některé konkrétní informace získané od třetích osob? Nebo je pro výrobu konkrétního produktu dle zákazníkovy dokumentace nezbytné, abyste sdíleli technické výkresy i se svým sub-dodavatelem?
Ve všech těchto případech byste si měli do dohody o mlčenlivosti jasně definovat, kdo může mít přístup k datům, případně komu mohou být informace předány, aniž by se to považovalo za porušení NDA. Přenesení povinnosti zavázat tyto osoby mlčenlivostí a povinností ochrany dat ve stejném rozsahu je pak jen třešničkou na dortu. Jen v těchto případech pozor na vyloučení těch osob, u kterých žádné NDA nemáte a ani je podepsat neplánujete, protože je zkrátka nepotřebujete – pamatujte, že Váš právník nebo daňový poradce bude mít vždy povinnost mlčenlivosti ze zákona.
- Způsob ochrany a nakládání s daty
Když už jsou zodpovězeny základní otázky, tedy „co je předmětem ochrany? “ a „kdo je povinen chránit?“, zbývá ještě otázka „jak?“.
V této části smlouvy je vždy vhodné definovat základní pravidla, dle kterých bude s předanými daty nakládáno. Bude obchodní partner povinen užívat specifické zabezpečení jako šifrování nebo řízené přístupy? Bude docházet k předávání dat skrze konkrétní chráněnou službu či síť? Kdo bude moci data stahovat nebo k nim přistupovat?
V rámci Vaší bezpečnosti, a zejména bezpečnosti Vašich dat, by vždy měl vítězit princip, že data jsou přístupna pouze v rozsahu „need to know“, tedy „v nezbytném rozsahu“ – měli byste vždy zajistit, že dochází k předání pouze minimálně nezbytných dat a pouze osobám, které k nim přístup nezbytně potřebují. A stejné vyžadovat od svého obchodního partnera. Smlouva by také neměla pamatovat jen na úmyslné předání dat nebo jejich neužití ve vlastní prospěch – nežádoucí může být i nedbalé zacházení s předanými daty, jejich nedostatečné zabezpečení nebo zcela chybějící možnost řízení přístupů.
V neposlední řadě by pak smlouva vždy měla obsahovat informaci o tom, co se s předanými daty stane v okamžiku, kdy dojde k zániku dohody nebo spolupráce.
- Důsledek porušení smlouvy
Žádná smlouva není dobrá, pokud je bezzubá. Ze zákona platí, že poruší-li někdo sjednanou smlouvu, je povinen nahradit škodu, která mu takovým porušením vznikne. Ale vzpomeňte si, že na začátku tohoto článku jste si ani nemuseli uvědomovat, že Vaše data a informace mají skutečnou hodnotu. Chcete o tuto hodnotu přijít nebo riskovat její znehodnocení?
Pokud ne, je naprosto nezbytné, aby dohoda obsahovala sankce, jakožto paušalizovanou náhradu škody v případě, kdy ke zneužití skutečně dojde. Sankce v každém případě musí být přiměřená hodnotě předávaných dat a zároveň motivovat strany k dodržování povinností, nebo spíše je od porušení smluvních ujednání odstrašovat.
- Trvání smlouvy a její ukončení
Jen málokterá NDA má neomezené trvání. Ať už je uzavřena ve vztahu ke konkrétnímu projektu nebo do okamžiku ukončení obchodní spolupráce mezi stranami, vždy je potřeba si pohlídat, aby ani dohoda, ani povinnosti z ní plynoucí nekončily dříve, než je žádoucí. Velmi opatrně je tak potřebné pracovat s možností předčasného ukončení smlouvy výpovědí nebo odstoupením. Zároveň je vždy vhodné si jasně definovat, jak budou strany jednat nadále ve vztahu k informacím, které byly předány během doby platnosti smlouvy.
Tyto klíčové body zajistí, že bude smlouva dostatečně chránit Vaše zájmy.
Kromě výše uvedeného může dohoda o mlčenlivosti obsahovat mnoho dalších ujednání nebo konkrétních specifikací, od určení tzv. „clean-team“ – tedy skupiny osob, která obdrží konkrétní, zvláště chráněné informace (zejména ty podléhající antimonopolním předpisům a regulaci proti zneužití informací v hospodářském styku) a popis principů předávání takových dat – až po specifikaci rozhodného práva, které může založit precedens pro další jednání s konkrétním obchodním partnerem a může být velmi zásadní pro jakoukoli budoucí spolupráci.
Závěrem
Dohoda o mlčenlivosti je základní dokument, který může ovlivnit to, jakým způsobem bude pobíhat konkrétní spolupráce s obchodním partnerem. Jedná se o první právní dokument, který od Vás obchodní partner uvidí a zároveň o dokument, jehož cílem je ochrana předávaných dat.
Stejně jako u jakékoli jiné smlouvy i zde záleží na tom, na které straně stojíte. Na internetu je k dostání nepřeberné množství vzorů, ale málokterý Vám o sobě řekne, že je vhodnější pro situace, kdy data poskytujete, ale už ne tolik, pokud data přijímáte. A co teprve, když si data předávají obě strany? Nemluvě o absenci zohlednění Vašich konkrétních specifik a požadavků.
Ať už data poskytujete, přijímáte, nebo si je vyměňujete vzájemně, správně připravené NDA minimalizuje riziko jejich zneužití a posiluje důvěru mezi partnery.
Náš tým odborníků Vám pomůže vytvořit NDA na míru nebo zkontrolovat stávající smlouvy, aby odpovídaly specifikům Vašeho podnikání. Chraňte své know-how na úrovni – kontaktujte nás.
